打印及影印文件都是公司日常的處理工作，即使現時不少中小企都會將大部份的檔案放上雲端並進行加密，防止重要文件外流或漏失，但亦有不少文件都是需要打印。舊式的打印機大多只配備彩色及黑白色的打印、影印及掃瞄服務，但現時的多功能 打印機已發展到能配合雲端系統使用。
多功能打印機是可以連接雲端及其他文件伺服器，方便用戶使用，即使用不同的行動裝置都可以上載及下載文件，不論是何時何地都可以打印文件，大大提升工作的效率。針對防止文件有外洩的危機，多功能打印機更可做到多重保安系統，保障公司的利益。
不過，是所有公司都需要買入一部多功能打印機嗎？現時不少公司都會提供租用多功能打印機服務，市面提供的方案是相當彈性，同時亦會提供補充打印材料、維修及保養服務等，以「一條龍」的服務形式協助公司在文件上的處理，亦更容易掌握成本。選擇租用打印機是較為合適中小企業，因並不是每間公司都需要大量印刷文件，而且打印材料如墨水、紙張等都是較昂貴及長期的成本。所以，相比起購入一部多功能打印機，租用打印機是更為節省成本，同時亦省去了額外管理的時間。
